La operación de una empresa representa el corazón y la razón de ser de la misma; de este eslabón derivan los bienes y servicios que se comercializan y que permiten obtener la utilidad deseada.
Un elemento vital para tener una operación eficiente y exitosa es contar con los insumos requeridos en calidad y forma, los cuales dependen del proceso de compras. Este proceso permite contar con insumos de calidad de manera oportuna, minimizar costos y, al final, satisfacer a nuestros clientes. Para lograr este objetivo en el proceso de compras, es muy importante incorporar los siguientes elementos en cada una de las etapas de referencia:
Operación: Revisión del proceso productivo para determinar los insumos requeridos en las diferentes etapas de la producción, las cantidades y los momentos en los que se requieren, así como las especificaciones de calidad críticas para mantener un proceso operativo eficiente.
Demanda: Análisis para identificar cantidades y calidades requeridas por el mercado, tendencias y estacionalidad, que nos permitan planear la producción y, con ello, las compras de insumos y materiales.
Proveedores: Evaluación de los participantes que permita seleccionar la mejor opción y una revisión continua del mercado para contar con referencias de precio correctas.
Procesos administrativos: Definir con claridad los procesos y las actividades administrativas para el proceso de compras, que incluyan la revisión de la estructura organizacional, las personas y sus habilidades, así como las herramientas requeridas y el cumplimiento del marco normativo y legal aplicable.
Control de inventarios Cuando hablamos de bienes físicos, constituye un elemento fundamental llevar el seguimiento y el reto consiste en tener el nivel de inventarios óptimo en todo momento.
La incorporación de todos estos elementos permitirá establecer una estrategia de compras alineada al proceso productivo y al programa de ventas, dando soporte en los procesos administrativos internos, con lo cual podremos generar un impacto positivo en la generación de valor.
En IRALTUS hemos identificado los siguientes elementos, que podrás incorporar en tus procedimientos, esto te dará herramientas muy poderosas para generar un impacto importante a partir de tus procesos de compras y manejo de inventarios.
Privilegiar la calidad y oportunidad sobre el precio
Evaluar de manera continua a proveedores
Establecer alianzas con proveedores seleccionados
Conocer detalladamente el proceso operativo
Dar seguimiento y analizar de manera permanente la demanda y el mercado en general
Optimizar inventarios y establecer metodologías para el cálculo del punto de reorden
Contar con herramientas para el seguimiento de inventarios: existencias, entradas y salidas
Desde una perspectiva integral, es muy importante concientizar a todas las personas involucradas en el proceso de compras sobre la importancia de contar con insumos de calidad y con oportunidad para el proceso productivo, dada su implicación en el cumplimiento de las expectativas de los clientes y por ende en la generación de valor de la empresa.
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